Tapinoma opte pour la gestion en mode SaaS en choisissant idylis

Idylis accompagne Tapinoma, spécialiste du développement d'applications dédiées à l'iPhone, dans la modernisation de ses processus de gestion. Concrètement, Tapinoma souhaitait gérer ses activités commerciale, administrative et financière au travers d'un PGI en mode SaaS. Ce dernier devait permettre aux 20 collaborateurs de l'entreprise d'accéder à un outil leur permettant d'optimiser et de normaliser leur processus de gestion. Il s'agissait donc d'améliorer la productivité des équipes en utilisant des outils rapidement opérationnels et adaptés aux attentes de Tapinoma.


Le choix d'un PGI en mode SaaS répondait également à un besoin organisationnel. Tapinoma a en effet opté pour le télétravail. Son équipe de développement est répartie sur toute la France (Grenoble, Toulouse, Nantes, Paris) et il était donc essentiel de disposer d'applications qui permettent de suivre à distance l'activité des développeurs et de centraliser en temps réel toutes leurs données, notamment celles liées au temps passé et aux dépenses qu'ils effectuent pour le compte de la société.

L'offre d'idylis est alors sélectionnée pour son approche 100 % SaaS et totalement intégrée. Cet élément est un différenciateur majeur au regard des autres offres du marché où il fallait constamment réaliser des imports / exports sur Excel pour passer d'un module à l'autre et les faire communiquer. Il fallait enfin que les logiciels fonctionnent parfaitement sous Macintosh, puisque le parc informatique n'est composé que de Mac et, là encore, idylis a fait la différence.

" idylis est le seul acteur à proposer tous les modules de gestion et à les intégrer en une seule et même solution : comptabilité, paye, gestion commerciale, notes de frais, feuilles de temps, etc. C'est, à mon avis, l'offre la plus aboutie sur le marché. Nous avons d'ailleurs testé d'autres solutions avant de nous abonner au PGI idylis Entreprise. Or, que ce soit au niveau du rapport qualité/prix, de la richesse fonctionnelle ou même des services fournis, idylis s'est toujours montré plus compétitif et plus adapté aux besoins de notre entreprise ".

La finesse de paramétrage des applications a permis de mettre en place une véritable solution sur-mesure. Tapinoma a créé ses propres profils d'utilisation, quand ceux fournis en standards ne suffisaient pas, et a mis en place un système de workflow pour les notes de frais et les feuilles de temps. Pour la gestion des notes de frais, c'est le chef de projet qui valide les notes de frais de ses développeurs et l'administratif qui valide ensuite. Tapinoma a aussi paramétré dans la paye un certain nombre de données particulières à son activité, pour notamment gérer les forfaits jours et toutes les spécificités liées aux prévoyances et aux complémentaires santé.

A noter que la structure globale du PGI a été définie de concert avec le cabinet comptable de Tapinoma pour une plus grande cohérence et une optimisation des processus d'échanges entre le cabinet et Tapinoma. Une comptabilité analytique à trois axes a été déployée : par numéro, par entité et par produit.

Le travail collaboratif entre les deux structures est alors facilité. Le département administratif de Tapinoma s'occupe de la saisie et le cabinet d'expertise-comptable contrôle et valide. Ainsi, dès que Tapinoma reçoit une facture, elle est scannée et mise en attente dans idylis Gestion documentaire pour le service comptabilité. Elle est ensuite saisie dans idylis et l'expert-comptable valide l'écriture et fait les affectations analytiques. C'est un mode de collaboration extrêmement pratique. Comme tout est en ligne, le cabinet d'expertise-comptable n'a pas besoin de se déplacer et peut travailler à tout moment sur les données.

" Nous obtenons en quelques clics les états et les documents administratifs dont nous avons besoin : compte de résultat, reporting d'activité pour les actionnaires, attestation pôle emploi, déclaration de TVA, liasse fiscale, etc. Le produit étant malléable, nous pouvons personnaliser nos requêtes et obtenir des éditions différentes selon les besoins de chacun ".

Enfin, la fonction multibudgétaire permet à Tapinoma de suivre précisément et en temps réel son activité par mois et par budget qui est établi tous les trimestres. L'entreprise peut ainsi comparer le réalisé par rapport au prévisionnel et suivre, de cette manière, l'évolution de son activité financière.



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