Rhodia optimise sa gestion comptable en dématérialisant ses factures avec les solutions ReadSoft

Le groupe Rhodia (racheté par SOLVAY au 2(ème )trimestre 2011*)
s'appuie sur les solutions de dématérialisation de ReadSoft
pour améliorer sa gestion comptable  et le suivi en temps réel de ses factures.


Paris, décembre 2011 - Présent dans plus de 30 pays, le géant de la chimie
Rhodia s'interrogeait sur sa productivité au niveau administratif. En effet,
avec plus de 700 000 factures traitées par an dans le monde, la gestion
dématérialisée des factures constitue un véritable levier d'amélioration de la
productivité. C'est pourquoi la société a lancé en 2007 un appel d'offres,
auquel trois sociétés ont répondu, parmi lesquelles ReadSoft.
Pour Rhodia, les objectifs étaient multiples :
 ·     améliorer le partage de l'information comptable dans l'entreprise afin de
pouvoir offrir aux utilisateurs une visibilité sur chaque facture,
 ·     disposer d'un suivi précis et en temps réel du statut de chaque facture
(reçue, prise en charge, comptabilisée) pour une meilleure résolution et gestion
des litiges,
 ·     s'appuyer sur une solution qui s'intègre parfaitement à l'environnement
SAP.

ReadSoft a été retenu pour plusieurs raisons :
 ·     Performance et maturité de ses solutions par rapport à ses concurrents,
 ·      Parfaite adaptation  des solutions  au « core  model » SAP  utilisé chez
Rhodia,
 ·      Dynamisme  de  la  R&D  de  ReadSoft  permettant à Rhodia d'anticiper et
d'absorber  les extensions  dans les  pays émergents  (la Nota Fiscal au Brésil,
traitement des factures Chinoises, factures EDI etc.).

Un dispositif mis en place en 5 mois seulement

Implantée  dans  un  premier  temps  aux  Etats-Unis,  un pays très demandeur en
matière  de traçabilité, la solution  a été mise en  place en Europe (Allemagne,
Italie, Espagne, Royaume-Unis et France), en 5 mois seulement, car il s'agissait
de  la déclinaison de la solution américaine.  L'Europe a donc pu tirer parti de
l'expérience des Etats-Unis.
Pour  répondre  aux  besoins  de  Rhodia,  ReadSoft  a  développé  un dispositif
permettant  de  gérer  le  traitement  des  factures  de  leur  réception à leur
règlement.  Une fois scannées, les factures sont traitées dans INVOICES COCKPIT,
logiciel  de  dématérialisation  de  factures  fournisseur dans SAP. La solution
rapproche  automatiquement les factures avec les bons de commande et les données
de  SAP,  permettant  ainsi  de  vérifier  le  numéro  SIREN, les renseignements
bancaires,  le nom de l'entreprise et même  les lignes des postes. Si la facture
est  erronée ou s'il n'y pas de bon  de commande (comme c'est le cas pour 5% des
factures),  la facture est automatiquement  traitée par un workflow électronique
grâce à l'interface web, WEB CYCLE. Il permet d'intégrer toute facture dans SAP,
quel  que  soit  son  format.  En  complément, Rhodia utilise aussi REPORTER, le
logiciel de supervision du traitement des documents en temps réel de ReadSoft.
Enfin,  ReadSoft a également  mis en place  l'application WEB BOARD, portail Web
sur  lequel les fournisseurs se connectent  pour vérifier l'état d'avancement du
traitement de leurs factures.

Afin  de faciliter  l'adhésion des  équipes de  Rhodia, ReadSoft  a organisé des
sessions  de formation sur place et à distance via des web conférences. De plus,
chaque zone mondiale a un « key user », référent dédié en charge du support, qui
permet  de résoudre rapidement  les éventuels problèmes  et de garantir la bonne
utilisation  de la solution. C'est par l'équipe  projet et l'appui des key users
que la connaissance s'est diffusée et que l'adhésion a été favorisée.
Après les filiales européennes de Rhodia, celles du Brésil viennent également de
passer  à la gestion dématérialisée  de leurs factures, du  fait de la fiscalité
particulièrement  complexe du pays. « Les  voies d'acquisition très ouvertes des
solutions  ReadSoft facilitent l'intégration de la solution quels que soient les
formats  de documents ou  encore les règlementations,  souvent différentes entre
pays »  déclare Yves Bosne,  Directeur Comptable WW  Groupe chez Rhodia Business
Services.

« Un outil de traçabilité extrêmement performant répondant à nos exigences »
Avec  ce dispositif, ReadSoft a permis de créer des workflows, fluidifiant ainsi
le  partage  de  l'information  entre  les  différents services de l'entreprise.
« L'une  de nos principales sources de satisfaction a été le développement d'une
interface  web  simple  et  unique  pour  tous,  facilitant  l'intégration de la
solution », souligne Yves Bosne.
Sur  le plan  de la  productivité également,  ce dispositif  réduit le  délai de
traitement  des factures. Si le taux de reconnaissance optique varie en fonction
des  pays et  du format  des factures,  on compte  en moyenne 400 à 450 factures
traitées  par  jour  par  personne.  Le  nombre moyen de factures comptabilisées
atteint 100 par jour et par comptable contre 55 auparavant.
Enfin, le portail web a permis d'améliorer le relationnel avec les fournisseurs,
puisqu'ils  ont désormais une visibilité en temps réel de l'état d'avancement du
traitement  de leurs factures. « Il est indispensable pour certains fournisseurs
de  savoir  où  en  sont  leurs  factures.  En  effet, avec la crise, les Credit
Managers  ont besoin d'avoir un suivi très précis des comptes. Cette plate-forme
leur  permet d'avoir  accès aux  informations qui  leur sont indispensables pour
évaluer et anticiper le risque », précise Yves Bosne.

L'objectif  à terme pour Rhodia sera de pouvoir  se passer du scan et de pouvoir
étendre  le champ de  la dématérialisation à  d'autres types de documents. C'est
pourquoi  la solution PROCESS  DIRECTOR est actuellement  à l'étude chez Rhodia.
Pour  Yves  Bosne,  les  solutions  ReadSoft  sont  « un  outil  de  traçabilité
extrêmement performant répondant à nos exigences ».

A propos de ReadSoft
Fort  de 20 ans d'expertise sur le  marché de la dématérialisation de documents,
ReadSoft  est  un  éditeur  international  d'une  gamme  complète  de  solutions
logicielles  permettant de traiter  et de gérer  de bout en  bout tous documents
entrants (factures, avis de paiement, bons de commande, documents RH, courriers,
formulaires.).  Avec  plus  de  7 300 clients  dans  le monde, ReadSoft s'impose
aujourd'hui  comme la référence mondiale du marché, au travers de 16 filiales et
plus de 300 partenaires répartis dans 70 pays.
En 2010, ReadSoft lance une solution révolutionnaire, PROCESS DIRECTOR pour SAP,
permettant de traiter, à partir d'une seule et unique plate-forme, les processus
Purchase  to Pay et Order  to Cash dans SAP.  ReadSoft est une société suédoise,
côté  à la Bourse de Stockholm  depuis 1999. Créée en 1997, la filiale française
compte plus de 350 clients.
Pour en savoir plus : www.readsoft.fr

A propos de Rhodia :
Chimiste,   leader   dans   ses   métiers,   Rhodia  est  un  groupe  industriel
international, résolument engagé dans le développement durable. Le Groupe met la
recherche  de l'excellence opérationnelle et sa capacité d'innovation au service
de  la performance de ses clients. Structuré autour de 11 Entreprises regroupées
au  sein de  5 pôles d'activités,  Rhodia est  partenaire des grands acteurs des
marchés de l'automobile, de l'électronique, de la parfumerie, de la santé, de la
beauté, de la détergence, des produits industriels et de grande consommation. Le
Groupe  a  réalisé  un  chiffre  d'affaires de 5,23 milliards d'euros en 2010 et
emploie  aujourd'hui environ  14 000 personnes dans  le monde.  Il est  coté sur
Euronext Paris.
Rhodia  Business Services est une organisation créée en 2010 autour d'un concept
novateur.  Elle a pour  ambition d'optimiser  les modes de fonctionnement et les
grands  processus  de  gestion  administratifs  au  sein  du  groupe  Rhodia  en
mutualisant   les   fonctions  supports  (Service  Clients,  Approvisionnements,
Administration RH et Paie, Comptabilité, Credit management, Costing soutenus par
une équipe Outils et Pilotage).
Pour plus d'information :www.rhodia.com
 ?
*   L'offre amicale d'achat de  Solvay sur Rhodia a  été couronnée de succès. Le
groupe Rhodia rejoint le groupe Solvay en septembre 2011.


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