Equitime : AGILETIME(TM) réconcilie les agents hospitaliers avec la gestion informatisée de leur temps de travail

AGILETIME(TM) réconcilie les agents hospitaliers
avec la gestion informatisée de leur temps de travail

Gières,   le   06 janvier  2012 -  Le  Centre  Hospitalier  de  Valence  est  un
Établissement  Public de Santé concernant une  zone d'habitation peuplée de près
de  450 000 habitants. L'établissement  emploie 2200 agents  et 300 médecins. En
complément  aux  services  de  médecine  et  de  chirurgie  habituels  dans  les
établissements  de  ce  type,  le  C.H.  de  Valence  est  doté  d'un service de
coordination  prélèvements et greffes. Confronté à la désaffection de ses agents
envers  les outils de gestion du temps de travail jugés inadaptés au rythme d'un
établissement  hospitalier, l'établissement  a du  complètement revoir ses choix
informatiques et engager une nouvelle consultation.

Les  agents  pénalisés  par  un  outil  inadapté aux réalités d'un établissement
hospitalier

Depuis 2002, l'établissement était doté du logiciel de gestion des temps Gestor.
Malheureusement,  le paramétrage  ne correspondait  pas aux  besoins du  C.H. de
Valence et «les utilisateurs avaient fini par ne plus vraiment s'en servir faute
d'un  outil correctement paramétré, ergonomique et intuitif et interfacé avec la
paye,  ils étaient donc retournés à des plannings sur Excel, seuls les badgeages
étaient  récupérés  par  l'application.  Les  éléments variables de paye étaient
calculés  à la main car  les compteurs ne donnaient  pas les résultats attendus.
Cette  situation  avait  entre  autre  pour  conséquence de ne pas comptabiliser
clairement  les  jours  de  congés  pris  par les personnels hospitaliers ce qui
pouvait entraîner des tensions dans l'organisation sociale du Centre.

Afin  de résoudre cette situation invalidante, un groupe projet a donc été créé,
avec  6 cadres de santé, 3 personnes de la Direction des Ressources Humaines, 1
informaticien  et 1 cadre supérieur  de santé. «Pendant  2 mois, le groupe s'est
attaché  à élaborer un cahier des charges complet en le soumettant régulièrement
aux  avis des cadres de  santé pour le réajuster,  ceci dans le but d'éviter les
écueils déjà rencontrés avec l'ancien système. Celui-ci a également été présenté
aux différents représentants syndicaux pour validation.»

AGILETIME(TM)  de l'éditeur EquiTime  retenue pour son  caractère intuitif et sa
présentation proche d'Excel

Une fois le cahier des charges élaboré, un appel d'offre a été lancé en mars
2010 pour un budget initial de 129 000EUR.

Les  sociétés GFI, AGFA et  EquiTime ont répondu à  celui-ci, ainsi que 3 autres
sociétés  dont les offres n'avaient pas  été recensées par le Centre Hospitalier
de  Valence. Les budgets proposés étaient  sensiblement identiques entre AGFA et
EquiTime,  GFI, en tant  qu'ancien fournisseur, avait  fait une offre financière
moins importante.

Au  vu des  propositions et  des présentations  des différents progiciels, c'est
AgileTime  qui  répondait  le  plus  aux  exigences  du  cahier des charges. Les
utilisateurs,  (planificateurs), ont tout de suite  noté son côté intuitif et sa
ressemblance  avec  l'environnement  Excel.  EquiTime  était  au  final  le seul
candidat  à donner  toutes les  réponses favorables  et attendues par rapport au
cahier des charges et au paramétrage demandé par le Groupe Projet.

La mise en place de l'application

Le  projet, dont la date de déploiement était prévue pour le 1er janvier 2011, a
donc  débuté très rapidement (juin/juillet 2010). De septembre à octobre 2010 le
groupe  projet du Centre  Hospitalier de Valence  a travaillé sur le paramétrage
aidé en cela par deux consultants associés aux outils d'EquiTime.

Sébastien  Cellier a su aider  le groupe projet à  établir des règles claires de
gestion  des temps  en accord  avec les  différentes demandes  faites pendant le
déploiement.   Alastair   Harley  consultant  formateur  intervenant  au  Centre
Hospitalier  de Valence a su former les publics à l'évolution de leurs outils de
gestion  du temps  et répondre  à leurs  craintes nés  d'une première expérience
malheureuse.

Enfin, Madame Domingues, responsable du projet gestion des temps, s'est beaucoup
investie afin de partir sur de bonnes bases et éviter les erreurs du passé. Elle
a  mis une  communication en  place au  sein de  l'établissement avec  un livret
destiné  aux agents  du Centre  Hospitalier de  Valence expliquant les règles de
gestion  des temps de travail qui ont été adoptées et a ensuite elle-même dirigé
des cessions de formation destinées aux cadres (planificateurs) pour des groupes
de  6 à  12 personnes  pour  leur  expliquer  ces  règles  et  répondre  à leurs
questions.  Le  but  était  de  partir  sur des règles simples, transparentes et
équitables pour tous les agents.

Un bilan très positif de l'opération

Fin  2011, 90 cadres de santé, encadrants techniques et administratifs utilisent
AgileTime  dont 80% dans des services soignants,  et 6 utilisateurs au niveau de
la  Direction  des  Ressources  Humaines.Parmi  les  cadres de santé, encadrants
techniques  et administratifs, tous étaient très sceptiques au départ suite à la
mauvaise  expérience  qu'ils  avaient  eue  précédemment.  Aujourd'hui, au fur à
mesure  que  les  services  sont  déployés,  les  retours  sont  positifs et les
utilisateurs  commencent enfin à abandonner Excel. «Ceux qui n'ont pas encore eu
le  temps d'appréhender  l'outil le  gardent encore,  mais j'ai  bon espoir pour
qu'ils  suivent le  chemin de  leurs collègues  qui commencent  à bien maîtriser
l'outil et les règles de gestion du temps.» (propos de Madame Domingues)

Les évolutions attendues

Il  est prévu d'utiliser la  partie workflow qui permet  une prise en charge des
demandes  d'absence  via  l'Intranet  du  Centre  Hospitalier, afin également de
supprimer  une  contrainte  administrative.Du  côté d'EquiTime, des applications
mobiles  ont été développées avec la société  ANNVA, pour encore une fois coller
aux  réalités  nomades  des  personnels  hospitaliers. La solution est également
compatible   avec   l'affichage   dynamique,  cette  extension  s'est  faite  en
partenariat avec la société VISUALDIS.

A propos de Equitime

EquiTime propose aux entreprises des solutions progicielles pour construire,
suivre, compter et analyser les plannings des collaborateurs, en respectant
leurs logiques métier. EquiTime renouvelle les concepts traditionnels de la
gestion des temps et des activités, en ajoutant la dimension du prévisionnel à
celle du réalisé, source d'augmentation de la productivité, et d'amélioration de
la relation avec les employés et les clients.La Suite Logicielle AgileTime(TM)
d'EquiTime est un puissant outil au quotidien dans la gestion, la prise de
décisions, l'organisation, la communication interne, l'implication des
collaborateurs et l'évolution de l'organisation sociale de l'établissement.
Ainsi, permet-elle de répondre aux besoins managériaux des responsables de tout
établissement au sens large, en particulier au niveau de la gestion des
ressources humaines.
Pour les établissements, les solutions d'EquiTime apportent une nette
amélioration de la performance RH, au travers des plannings opérationnels.
Pour les cadres, EquiTime apporte des solutions simples à des problématiques
souvent complexes. Pour les collaborateurs, les solutions d'EquiTime favorisent
le partage des informations de planning, l'équité et la prise en compte pondérée
des voeux individuels. EquiTime apporte une solution évolutive et intégrale à
toutes les entreprises, mais en particulier à celles dont :
· les plannings de personnels sont complexes,
· les charges sont importantes,
· les activités sont cycliques,
· les salaires comprennent un élément de rémunération variable et complexe,
· les salariés présentent des contraintes individuelles fortes à reconnaître et
valoriser.

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