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Communiqués

VIEL ET COMPAGNIE : RAPPORT DU PRESIDENT EXERCICE 2006

Hugin | 21/05/2007 | 16:20


Photo non contractuelle : Trader-workstation.com (Copyright)



VIEL & Cie – RAPPORT DU PRESIDENT

EXERCICE 2006

1. ACTIVITES ET RISQUES ASSOCIES

- Activités de VIEL & Cie

VIEL & Cie est une société qui consolide deux participations majeures dans des métiers différents :

- Compagnie Financière Tradition qui exerce le métier d'intermédiaire sur les marchés financiers et non financiers, principalement auprès d'une clientèle de professionnels. Ce métier de courtier consiste à rapprocher deux contreparties pour la réalisation d'une opération, et à percevoir une rémunération pour le service apporté. Compagnie Financière Tradition est détenue à hauteur de 67,43 % par VIEL & Cie. Compagnie Financière Tradition est une société cotée sur le marché suisse.

- Bourse Direct qui exerce un métier de courtier en ligne en France avec plus de 30 000 clients et qui a intégré toute une chaîne de traitement des opérations aux travers d'un back-office de tenue de compte – conservation complètement automatisé, et qui intervient également dans le domaine de la gestion et de l'allocation d'actifs au travers d'une filiale, Arpège Finance. Bourse Direct est détenue à hauteur de 61,99 % par VIEL & Cie. Bourse Direct est une société cotée sur Euronext Paris (Compartiment C).

Intermédiation professionnelle (Compagnie Financière Tradition)

Les opérations réalisées peuvent être classées en deux grandes catégories, dont le profil de risques s'avère légèrement différent. Dans le premier cas, appelé " name give-up ", VIEL & Cie est au travers de sa filiale Compagnie Financière Tradition, un pur intermédiaire qui permet à deux contreparties de conclure ensemble une opération. Ce sont alors ces deux contreparties qui sont responsables de la bonne fin de l'opération. Le Groupe est ici rémunéré sous forme d'une commission, déterminée en général sur la base des montants traités. Dans le second cas, il s'interpose entre deux clients, sans toutefois prendre une position de marché, l'opération d'achat étant réalisée simultanément à l'opération de vente. Le Groupe se rémunère alors par l'écart entre le prix d'achat et le prix de vente. Ce dernier type d'opérations, appelé " matched principal ", est une pratique standard sur certains marchés de titres.

Courtage en ligne

BOURSE DIRECT exerce le métier de transmetteur d'ordres en France essentiellement pour une clientèle d'investisseurs particuliers sous le statut d'entreprise d'investissement (agrément du CECEI du 30 septembre 1999). La société s'adresse à des clients particuliers actifs sur le marché des actions et gérant eux-mêmes leur portefeuille, en leur proposant un accès "direct" au marché à des prix compétitifs. La société n'intervient que dans le cadre de la transmission d'ordres et ne prend donc aucune position pour compte propre sur les marchés financiers.

Cette approche est couramment dénommée " courtier en ligne " ou "Broker on line". Les ordres des clients sont transmis à BOURSE DIRECT par tout moyen technique, en utilisant essentiellement l'Internet et le téléphone.

Une des spécificités de la société est l'existence d'une table professionnelle de prise d'ordres téléphonés qui permet à BOURSE DIRECT d'offrir un surcroît de qualité et de convivialité en complément de la prestation automatisée assurée par les moyens télématiques. Les investisseurs ne désirant intervenir sur les marchés financiers que par l'internet peuvent opter pour le service entièrement dédié aux " internautes ". Par ailleurs, au travers de sa filiale Arpège Finances, Bourse Direct offre un service de gestion de patrimoine et d'allocation d'actifs.

- Fonction de contrôle au sein du Groupe VIEL & Cie

La fonction de contrôle interne est organisée dans chacun des pôles opérationnels de VIEL & Cie. VIEL & Cie est une société consolidante de l'ensemble des activités de ses filiales.

Le pôle de Compagnie Financière Tradition dispose de sa propre organisation de contrôle de l'activité opérationnelle au travers d'une Direction du Contrôle basée au siège social de la holding Compagnie Financière Tradition à Lausanne (Suisse) à laquelle reporte les contrôleurs installés dans les différents bureaux opérationnels à travers le monde. La Direction du contrôle interne est constituée d'une équipe de quatre personnes. Les contrôleurs localisés dans les bureaux opérationnels sont plus de trente. Le premier niveau de contrôle se situe dans chaque entité opérationnelle. Les filiales remontent les informations en central à la Direction des risques, qui opère un contrôle à distance ou se déplace dans les filiales dans le cadre de missions d'intervention spécifiques. Cette Direction des risques est directement rattachée au Président du Conseil d'administration, et exerce une responsabilité fonctionnelle sur les contrôleurs locaux.

Le pôle de Bourse Direct a mis en conformité son service du contrôle interne avec les modifications du règlement 97-02 du CRBF, pour permettre la couverture de l'ensemble des fonctions et des responsabilités du contrôle interne qui prévoit notamment la répartition des contrôles en contrôle permanent, contrôle périodique et contrôle de conformité. Après validation le projet a été soumis à la Commission Bancaire qui l'a agréé au cours d'une réunion tenue en ses locaux le 20 mars 2006. L'organisation s'articule autour du regroupement des services du contrôle dans un département commun des deux entreprises (Bourse Direct et Arpège Finances). Le département est placé sous la responsabilité du Directeur actuel du contrôle du groupe Bourse Direct, directement rattaché au Président. Il assure également la responsabilité du Contrôle de la conformité pour l'ensemble du Groupe Bourse Direct. Le Contrôle permanent du groupe Bourse Direct est assuré par deux contrôleurs dédiés. De plus l'encadrement des services opérationnels participe au contrôle permanent tel que prévu par l'article 6 a du même règlement. Le Contrôle périodique du groupe Bourse Direct est assuré par deux autres contrôleurs dédiés.

- Identification des risques

Intermédiation professionnelle (Compagnie Financière Tradition)

Le cœur de métier d'un courtier étant de pouvoir permettre à l'offre et à la demande de ses clients de se rencontrer, les risques qu'il doit gérer se révèlent bien délimités.

- Risques de marché

Il n'est pas dans la vocation de Compagnie Financière Tradition de prendre des risques de marché. De telles prises de positions ne peuvent être que ponctuelles et très limitées. Dans les activités en " matched principal ", Compagnie Financière Tradition peut être exposée à un risque de marché si durant la période de règlement / livraison, la contrepartie s'avère défaillante. Compagnie Financière Tradition est exposé à un risque de marché sur ces principaux investissements. Ce risque est cependant très limité. Enfin, Compagnie Financière Tradition est exposé au risque de marché dans le cadre de son activité, un marché défavorable pouvant avoir des conséquences sur le volume d'activité du Groupe.

- Risques de contrepartie

Le risque de contrepartie que doit gérer un courtier peut s'analyser sous trois angles. Tout d'abord, un risque commercial découlant d'une trop forte concentration de sa clientèle, ce qui risquerait de lui faire perdre une partie sensible de ses revenus en cas de problème avec un client important. Ensuite, le risque de non-paiement par les clients des commissions dues. Enfin, et dans le seul cas des opérations en " matched principal ", qui consistent à acheter un titre à une contrepartie et à le revendre dans le même temps à une autre contrepartie, le courtier subit un risque de contrepartie jusqu'au dénouement des opérations. Une défaillance majeure d'une des parties entre le jour de la négociation des titres et le règlement ou la livraison de ceux-ci, en général trois jours après, obligerait le courtier à trouver une opération de substitution sur le marché à un prix qui pourrait le pénaliser. Le courtier doit en effet pouvoir honorer l'engagement qu'il a pris avec l'autre partie. A titre d'exemple, si la contrepartie défaillante a vendu des titres au courtier, celui-ci doit se procurer à nouveau ceux-ci sur le marché, et le prix de l'actif peut avoir augmenté.

- Risques opérationnels

Il s'agit ici de tous les risques liés au traitement de l'opération, allant de la correcte exécution des ordres de la clientèle, à la confirmation de ceux-ci puis au traitement administratif qui suit. D'éventuels dysfonctionnements informatiques, qui pourraient venir fausser l'exécution des opérations, entrent également dans cette catégorie.

Par ailleurs, le risque opérationnel provient du rôle majeur que peuvent jouer les personnes clés au sein de l'organisation. Concernant les équipes opérationnelles, le risque de " débauchage " par les concurrents existe. Enfin, l'évolution et le perfectionnement des outils informatiques constituent un enjeu majeur.

- Risques réglementaires et déontologiques

Un cadre juridique réglementant les activités financières existe dans la plupart des pays où les filiales de Compagnie Financière Tradition sont installées. Celui-ci doit naturellement être respecté, dans sa forme comme dans son esprit. Enfin, les procédures de contrôle doivent permettre d'éviter le risque de fraude sur des sites opérationnels.

Courtage en ligne

Les risques identifiés dans le cadre de l'activité de BOURSE DIRECT sont principalement :

- Le risque opérationnel de négociation qui réside dans l'activité elle-même d'intermédiation pour compte de tiers par laquelle des erreurs peuvent être commises dans l'exécution des ordres transmis par les clients et les défaillances possibles de l'outil de traitement des opérations (informatiques, Internet). Le traitement automatisé et l'organisation mise en place réduisent ce risque et limitent ses conséquences.

- Le risque de crédit concerne principalement le risque de non-recouvrement des comptes débiteurs de clients ou de commissions dues par la clientèle et des risques induits par la défaillance d'un client.

- Les risques administratifs, les risques de non-respect des contraintes réglementaires et de la déontologie sont également identifiés.

- Enfin, le risque de marché lié au volume d'activité constaté, constitue un risque conjoncturel pour la société.

2. DISPOSITIF DE CONTRÔLE INTERNE

Le contrôle interne est un processus mis en œuvre par le Conseil d'administration, les dirigeants et l'ensemble du personnel dans les filiales de VIEL & Cie, et destiné à fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation des principaux objectifs suivants : déroulement sécurisé des opérations ; fiabilité des informations financières ; conformité aux lois et règlements en vigueur.

En fonction des lois propres aux différents pays dans lesquels des filiales de VIEL & Cie exercent leur activité, certaines de ces filiales sous soumises à une supervision des autorités de tutelle du secteur financier, et disposent, pour les plus importantes d'entre elles, de contrôleurs internes ou de " compliance officers ".

● Adoption d'une démarche progressive

Pour se conformer aux exigences de la Loi de Sécurité Financière, les entreprises doivent mener à bien un projet qui consiste à documenter et à décrire la structure de contrôle interne mise en place pour répondre aux objectifs d'une communication financière fiable, de l' efficacité des opérations et de la conformité aux lois et réglementations, et ce, au niveau du Groupe.

VIEL & Cie souhaite répondre de manière efficace à la mise en œuvre de la loi de Sécurité Financière. Depuis une année, le Groupe a poursuivi une démarche active afin de se conformer aux textes d'application de cette loi mais n'a pas atteint un stade complètement abouti. Le Groupe s'attache à décrire l'environnement de contrôle ainsi que les risques majeurs du Groupe, en incluant ce qui concerne l'information financière et comptable.

Les objectifs de la mise en place du contrôle interne sont principalement de fournir une assurance raisonnable quant à:

ü la réalisation et l'optimisation des opérations,

ü la fiabilité des informations financières,

ü la conformité aux lois et aux règlements en vigueur.

● Les limitations inhérentes au contrôle interne

L'un des objectifs du système de contrôle interne est de prévenir et maîtriser les risques résultant de l'activité de l'entreprise et les risques d'erreurs ou de fraudes, en particulier dans les domaines comptable et financier. Comme tout système de contrôle, il ne peut cependant fournir une garantie absolue que ces risques sont totalement éliminés.

Ainsi, les systèmes comptables et de contrôle interne ne donnent pas à la direction la certitude que les objectifs fixés sont atteints, et ce en raison des limites inhérentes au fonctionnement de tout système. Ces limites sont notamment les suivantes :

- ü le coût d'un contrôle interne ne doit pas excéder les avantages escomptés de ce contrôle,

ü la plupart des contrôles internes portent sur des opérations répétitives et non sur des opérations non récurrentes,

ü le risque d'erreur humaine due à la négligence, à la distraction, aux erreurs de jugement ou à la mauvaise compréhension des instructions ne peut être totalement éliminé,

ü le risque existe d'échapper aux contrôles internes par la collusion d'un membre de la direction ou d'un employé avec d'autres personnes internes ou externes à l'entité,

ü l'éventualité qu'une personne chargée de réaliser un contrôle interne abuse de ses prérogatives, par exemple un membre de la direction passant outre le contrôle existe,

ü la possibilité que les procédures ne soient plus adaptées en raison de l'évolution de la situation, et donc que les procédures ne soient plus appliquées est également possible.

- Systèmes et outils de gestion et de suivi

VIEL & Cie au travers de ses filiales dispose de systèmes informatiques de gestion développés en interne et adaptés à ses besoins. Une fois une opération saisie, toute la chaîne de traitement est automatisée, ce qui assure la cohérence des données. Les outils de suivi sont issus de ces systèmes et offrent aux filiales ainsi qu'à la Direction générale du Groupe un ensemble cohérent de données de contrôle et de gestion.

- Entrée en relations avec les clients

VIEL & Cie au travers de ses filiales dispose de procédures d'entrée en relation avec tout nouveau client, lui permettant de s'assurer de la qualité de la contrepartie et de respecter les lois anti-blanchiment en vigueur dans la plupart des pays. Il convient de noter que, à l'exception de l'activité de courtage en ligne parisienne, les filiales de VIEL & Cie, en tant qu'intermédiaire, dispose d'une clientèle dans sa grande majorité professionnelle, constituée de banques, compagnies d'assurances, gestionnaires de fonds et grandes entreprises. Les banques et autres établissements financiers composant la clientèle de VIEL & Cie sont eux-mêmes soumis à un cadre de réglementaire rigoureux et à un strict contrôle de leurs autorités de tutelle.

Pour Bourse Direct, la filiale française de courtage en ligne à destination des particuliers, des procédures strictes d'ouverture de comptes ont été mises en place. Elles correspondent aux règles imposées par les autorités de tutelle..

- Traitement des opérations

Une fois une opération conclue, elle est immédiatement saisie dans le système de gestion. Selon les produits, cette saisie s'effectue au niveau du front-office ou par une personne du back-office. L'envoi d'une confirmation aux clients est immédiatement généré par le système. Toutes les opérations donnent lieu à vérification. En cas de différend avec un client, il peut être procédé pour vérification à l'écoute de la conversation entre l'opérateur et ce client. Toutes les salles de négociation sont en effet équipées de systèmes d'enregistrement des conversations.

Du même système sont issues en fin de mois les factures adressées aux clients, reprenant le total des commissions à recevoir, et les outils de suivi des paiements de ces commissions. Sont concernées par ce traitement les opérations en " name give-up ", donnant lieu à une rémunération sous forme de commission. Le paiement des commissions dues est géré localement, mais fait également l'objet d'un contrôle de la Direction générale.

Pour les opérations en " matched principal ", des équipes spécialisées sont responsables des opérations de règlement - livraison de titres.

La règle de séparation des fonctions est strictement respectée à chacun de ces niveaux de traitement.

- Limites de risques de marché

La règle générale est que VIEL & Cie au travers de sa filiale Compagnie Financière Tradition, ne souhaite pas que ses filiales ou ses opérateurs prennent des positions de marché. Il peut toutefois arriver que, sur certains marchés spécifiques, des positions marginales de très court terme aident à la conclusion des opérations. Les opérateurs ne peuvent prendre de telles positions que dans le cadre de limites autorisées préétablies, définissant le produit concerné, la durée maximum de la position et son ampleur. L'utilisation de ces limites est contrôlée localement, et un reporting quotidien est adressé à la Direction des risques.

- Comité de crédit, gestion et suivi des risques de contreparties

Un risque de contrepartie existe donc lorsque sont traitées des opérations en " matched principal ". Aucune opération de ce type ne peut être négociée sans que la contrepartie ait été au préalable autorisée. Un dossier la concernant est soumis pour approbation au Comité de crédit du Groupe. Si nécessaire, une limite d'encours est fixée. Un contrôle quotidien des encours, du respect des limites et des éventuels retards techniques de règlement-livraison des titres est effectué localement et par la Direction des risques.

Quand cela est possible, les filiales de VIEL & Cie essayent dans le cadre de leurs activités de réduire son exposition au risque de contrepartie en recourant aux solutions de place existantes. Une de ses filiales aux Etats-Unis est ainsi adhérente à une chambre de compensation multilatérale qui sert de contrepartie centrale de marché pour les titres d'Etat américains. Une fois l'opération confirmée, le risque est porté par la chambre de compensation.

- Système d'information au niveau de la Direction générale

Le jeu d'informations disponibles permet à la Direction générale des filiales opérationnelles d'effectuer contrôles et analyses. Remontent quotidiennement à ce niveau, et par société du Groupe, des informations relatives aux revenus, aux éventuelles positions de marché, quand celles-ci sont autorisées, et aux encours de titres par contrepartie pour les entités du Groupe habilitées à traiter les opérations en " matched principal ".

- Comité d'audit

Le Conseil d'administration de VIEL & Cie est doté d'un Comité d'audit constitué d'administrateurs indépendants, qui se réunit au moins deux fois par an. Il procède à une revue des comptes de la société, mais peut aussi traiter de tout sujet de risque et de contrôle. Le pôle d'activité de Compagnie Financière Tradition dispose d'une Comité d'audit et d'un Comité des Rémunérations qui se réunit plusieurs fois par an et traitent des sujets relatifs aux performances financières du Groupe et l'analyse des risques opérationnels.

3. PROCEDURES RELATIVES A L'ELABORATION ET AU TRAITEMENT DE L'INFORMATION FINANCIERE ET COMPTABLE

- Organisation du Groupe VIEL & Cie

Les activités de VIEL & Cie comprennent la gestion des activités d'intermédiation, déployées par sa filiale indirecte Bourse Direct, courtier en ligne, ainsi que par sa filiale indirecte Compagnie Financière Tradition, société cotée en Suisse. Cette dernière contrôle majoritairement deux sous-holdings, qui détiennent à leur tour des participations importantes dans des sociétés actives dans l'intermédiation de produits financiers et non financiers auprès d'une large clientèle principalement constituée d'établissements financiers et de grandes sociétés.

Parallèlement, chaque filiale significative dispose d'un conseil d'administration, , d'une direction générale et d'un responsable financier. Ce dernier rapporte tout à la fois à la Direction générale locale et à la Direction financière du Groupe, ce qui permet d'assurer la fluidité et la transparence de la remontée de l'information.

Dans sa filiale de bourse en ligne, l'organisation est liée à une société Bourse Direct, dirigée par un Président Directeur Général et trois Directeurs Généraux Délégués.

- Organisation de la Direction financière

La Direction financière du Groupe VIEL & Cie est organisée en relation avec le Directeur financier de Compagnie Financière Tradition et la Direction du pôle de bourse en ligne. Le Directeur financier de Compagnie Financière Tradition supervise en parallèle l'ensemble des responsables financiers locaux selon l'approche matricielle présentée ci-avant. Au sein de Compagnie Financière Tradition, ces départements comprennent :

- Le Contrôle de gestion, qui élabore l'ensemble des reportings de gestion du Groupe remis au Président Directeur Général, au Directeur financier et à l'ensemble des responsables opérationnels. Ce département est en relation permanente avec les responsables financiers locaux afin de contrôler l'évolution de leurs principaux ratios d'exploitation et le respect des objectifs budgétaires assignés par la Direction générale. Il est composé de trois personnes avec un responsable basé à Lausanne (Suisse).

- La Consolidation qui produit les comptes consolidés de VIEL & Cie sur une base trimestrielle. Ce département travaille en étroite collaboration avec les directions financières des sociétés du Groupe et organise régulièrement des séminaires de formation de ces directions financières aux principes comptables en vigueur mis en place par le Groupe ainsi qu'à l'élaboration des liasses de consolidation utilisées pour la préparation des comptes consolidés.

- La Trésorerie et Relations Bancaires, qui gère l'ensemble des relations bancaires de VIEL & Cie et de ses principales filiales ainsi que la position de trésorerie consolidée du Groupe.

- La Communication financière, chargée des relations de VIEL & Cie et de ses filiales cotées avec la communauté financière internationale, actionnaires, analystes, et journalistes. Ce département assure, sous le contrôle du Directeur de la Communication du Groupe, la préparation de l'ensemble des outils de communication du Groupe, qui comprennent notamment un rapport annuel, un rapport semestriel, un site Internet dédié à la communication financière, www.viel.com, et la préparation de communiqués et présentations de résultats.

Par ailleurs, la Direction financière est responsable de la relation avec les commissaires aux comptes.

- Systèmes d'information

VIEL & Cie au travers de ses deux pôles d'activité Compagnie Financière Tradition et Bourse Direct, dispose d'un système d'information unifié dans la quasi-totalité de ses filiales, développé par une équipe interne sur un environnement IBM, qui permet une intégration totale de la chaîne de traitement des opérations d'intermédiation, de la saisie des tickets au back-office à l'alimentation des encours des comptes débiteurs jusqu'à la comptabilité. En effet, cet outil permet une alimentation automatique des tableaux de suivi des encours clients en fonction du chiffre d'affaires saisi au back-office, et parallèlement une intégration directe du chiffre d'affaires généré par la société dans la comptabilité de celle-ci. Ainsi, la chaîne liée au traitement du chiffre d'affaires de la société est intégralement interfacée permettant le respect de la piste d'audit jusqu'à la production des états comptables. Par ailleurs, des interfaces sont progressivement mises en place avec des outils front-office, au gré du déploiement d'outils transactionnels intégrés ou d'outils de pré-saisie au front-office.

Cet outil alimente la comptabilité générale locale mais aussi la comptabilité analytique locale et centrale et permet ainsi un suivi détaillé au niveau le plus fin, soit les ratios de charges directes de chacun des desks d'un bureau spécifique, avec une comparaison par rapport aux périodes précédentes et au budget. Il est désormais en place dans la majorité des bureaux du Groupe.

La consolidation est produite à partir d'un logiciel acquis auprès d'une société externe, référence sur le marché français, mais paramétré afin de répondre aux besoins spécifiques d'analyse d'une activité telle que celle déployée par VIEL & Cie, notamment en ce qui concerne l'analyse de la rentabilité opérationnelle et des ratios de charges directes par produit et zone géographique. En 2003, VIEL & Cie a complété son dispositif de consolidation par la mise en œuvre d'une interface entre son outil comptable IBM et son logiciel de consolidation, qui permet désormais une intégration automatique des balances comptables. Cette nouvelle procédure a permis une accélération importante des délais de production de l'information financière consolidée, tout en renforçant la piste d'audit et en confortant la fiabilité des données consolidées.

- Reportings financiers

Le Contrôle de gestion des différentes filiales élabore un certain nombre de rapports financiers, qui lui permettent de suivre, au fil de l'eau, l'évolution des opérations des sociétés du Groupe, notamment au palier de Compagnie Financière Tradition.

- Reporting quotidien : Un " daily report " est élaboré à J+1 et transmis à l'ensemble des responsables opérationnels du Groupe. Ce document présente le chiffre d'affaires de la veille, du mois en cours, de l'année en cours et une comparaison par rapport aux périodes précédentes, ainsi qu'une tendance de résultat pour le mois en cours et l'année en cours, fondée sur un point mort quotidien estimé par société. L'information ainsi communiquée quotidiennement offre à la Direction générale et aux directions opérationnelles un potentiel de réactivité important face à l'évolution du chiffre d'affaires ou du résultat prévisionnel d'un produit ou d'un bureau.

- Reporting mensuel : Un " Monthly operating report " (MOR) est établi à J+ 20 chaque mois et adressé à la Direction générale et aux principaux responsables opérationnels. Il présente les résultats détaillés par desks de chacun des bureaux et est accompagné d'une analyse des variations par rapport aux périodes précédentes et par rapport au budget, élaborée sur la base des informations communiquées par les directions financières locales. Ce MOR constitue un outil de contrôle important pour la Direction financière et un outil de pilotage pour les responsables opérationnels. Ce reporting mensuel est rapproché, sur base trimestrielle, avec les données consolidées, afin d'en améliorer encore la fiabilité.

- Budget : Le processus budgétaire suit un calendrier strict établi par le département de contrôle de gestion et s'étend sur une durée d'environ trois mois. Chaque société établit un budget en respectant un cadre d'analyse défini par la Direction générale. L'information est ensuite centralisée et analysée par le contrôle de gestion et revue avec les responsables locaux, afin d'y apporter d'éventuels ajustements. Le budget du Groupe ainsi finalisé est discuté lors d'une réunion du Comité Exécutif du Groupe, en fin d'année et, une fois validé, utilisé tout au long de l'année comme outil de suivi et de pilotage de l'activité de chacune des sociétés du Groupe.

- Reporting de l'activité de bourse en ligne : reporting quotidien de chiffre d'affaires, reporting mensuel de résultat en comparaison avec le budget établi pour l'année, reporting mensuel du positionnement concurrentiel.

- Comptes consolidés du Groupe

Les comptes consolidés du Groupe sont établis sur une base trimestrielle dans un contexte de renforcement de l'équipe consolidation et de développement d'interfaces entre l'outil comptable et le logiciel de consolidation. Pour le premier exercice, les comptes consolidés 2005 ont été établis en application des normes IFRS. Un nouvel outil de consolidation plus performant que le précédent a été mis en place en 2005. L'élaboration des comptes consolidés trimestriels permet une analyse approfondie des données financières fournies par les sociétés du Groupe. Des rapprochements systématiques sont effectués avec le MOR afin de s'assurer de la fiabilité des informations mensuelles transmises au département du contrôle de gestion.

Afin de compléter ce dispositif, VIEL & Cie a mis en place au travers de ses filiales, une procédure plus systématique de formalisation des arrêtés de comptes mensuels au niveau local, comprenant une liste des contrôles minimums devant être mis en œuvre au cours du mois et en fin de mois et une description détaillée du formalisme attaché à ces contrôles. La mise en œuvre effective de ces nouvelles procédures au plan local est contrôlée lors de revues réalisées sur site par les équipes des départements financiers et de contrôle des risques.

4. CONDITIONS D'ORGANISATION ET DE PREPARATION DES TRAVAUX DU CONSEIL D'ADMINISTRATION

- Composition du Conseil d'administration

Nom 
Fonction 
Date de nomination 
Date d’expiration 
Patrick COMBES  Christian BAILLET  Jean Marie DESCARPENTRIES  Dominique LANGLOIS 
    
       
       
      
Patrick COMBES  Christian BAILLET  Jean Marie DESCARPENTRIES  Dominique LANGLOIS 
    
       
Patrick COMBES  Christian BAILLET  Jean Marie DESCARPENTRIES  Dominique LANGLOIS 
    
       
Patrick COMBES  Christian BAILLET  Jean Marie DESCARPENTRIES  Dominique LANGLOIS 
    
       
       

A l'exception du Président du Conseil qui exerce la direction générale de la société, les administrateurs sont indépendants.

Par souci de clarification, les critères qu'examine le Conseil afin de qualifier un administrateur d'indépendant et de prévenir les risques de conflits d'intérêts entre l'administrateur et la direction, la société ou son Groupe, sont les suivants :

- Ne pas être salarié ou dirigeant de la société, de la société mère, ou d'une société qu'elle consolide et ne pas l'avoir été au cours des cinq années précédentes,

- Ne pas être dirigeant d'une société dans laquelle la société détient directement ou indirectement un mandat d'administrateur ou dans laquelle un salarié désigné en tant que tel ou un dirigeant de la société (actuel ou l'ayant été depuis moins de cinq ans) est dirigeant,

- Ne pas être client, fournisseur, banquier d'affaires, banquier de financement, significatif de la société ou de son Groupe, ou pour lequel la société ou son Groupe représente une part significative de l'activité,

- Ne pas avoir de lien familial proche avec un dirigeant,

- Ne pas avoir été auditeur de l'entreprise au cours des cinq années précédentes,

Dans tous les cas, l'existence d'un conflit d'intérêts potentiel sera appréciée par le conseil au regard de la situation globale de la personne concernée. Messieurs Baillet et Descarpentries sont administrateurs de Compagnie Financière Tradition, filiale suisse cotée de VIEL & Cie.

Aucun administrateur n'a été élu par les salariés.

Chaque administrateur doit détenir au minimum une action.

- Fonctionnement

Le conseil d'administration s'est réuni quatre fois au cours du dernier exercice clos avec un taux de présence de 93,75 %. Ces réunions ont principalement lieu au siège social de la société. Outre les commissaires aux comptes invités à chaque réunion portant sur l'examen de comptes, le conseil d'administration invite à ses réunions les membres de la direction concernés par l'ordre du jour afin d'obtenir toute précision nécessaire à une prise de décision éclairée.

Les administrateurs sont soumis aux dispositions du règlement du Conseil.

Aucune mesure n'a été prise pour évaluer les performances du conseil d'administration. Aucune mesure d'évaluation n'est envisagée à ce jour, le conseil étant équilibré et constitué de membres expérimentés soucieux de l'intérêt social de l'entreprise et de ceux de l'ensemble de ses actionnaires.

Les jetons de présence versés aux administrateurs au cours de l'exercice écoulé se sont élevés à un montant global de 38 109,72 euros et individuel de 9 527,43 euros.

- Information des administrateurs

Chaque administrateur reçoit toutes les informations nécessaires à l'accomplissement de sa mission et peut se faire communiquer tous les documents qu'il estime utiles. Ils reçoivent dans ce cadre l'ensemble des éléments relatifs à l'ordre du jour de la réunion du Conseil par porteur dans un délai leur permettant d'en prendre connaissance utile et obtenir tout complément, avant la réunion.

Les administrateurs communiquent fréquemment avec les membres de la direction générale en dehors des réunions du Conseil et obtiennent ainsi une information précise sur l'activité de la société. Ils sont consultés et participent à chaque décision stratégique de la société.

- Modalités de convocation

La date des réunions du Conseil est fixée en fonction de la disponibilité des administrateurs et ensuite confirmée par courrier électronique.

- Existence et fonctionnement des comités

Le conseil d'administration a constitué deux comités composés d'administrateurs indépendants afin de l'assister dans sa tache.

Le comité d'audit, présidé par Christian Baillet, composé de deux membres indépendants et non exécutifs, qui bénéficient de l'expérience et du savoir-faire nécessaires en matière de normes comptables, de finance et d'audit pour s'acquitter des responsabilités qui leur incombent, assiste le conseil dans son rôle de surveillance du processus reporting financier, du système de contrôle interne sur le reporting financier, du processus d'audit et des processus de l'entreprise destinés à piloter la conformité avec les lois, les réglementations et le code de bonne conduite.

Le comité d'audit apprécie en outre la performance, l'efficacité et les honoraires des commissaires aux comptes et s'assure de leur indépendance. Il pilote la procédure de leur sélection. Il apprécie enfin l'efficacité de la coopération de l'ensemble des services financiers et des risques avec les commissaires aux comptes.

Le conseil d'administration a délégué au comité d'audit les pouvoirs et l'autorité nécessaire pour conduire ou approuver des enquêtes dans tous les domaines inclus dans son champ de responsabilité et notamment :

- demander l'aide d'un consultant, de comptables ou d'autres compétences externes pour le conseiller ou l'assister dans le cadre d'une requête,

- rechercher toute information dont il a besoin auprès des salariés qui sont tenus de coopérer ou auprès de tiers,

- se réunir avec les dirigeants de l'entreprise, les auditeurs ou un conseil externe.

Le comité des rémunérations, présidé par Christian Baillet, a pour tâche d'approuver et de suggérer les programmes et stratégies de rémunération mises en place, et plus spécifiquement les modalités de rémunération des membres de la direction générale. Son champ de compétence comprend également les programmes de " stock options " et autres programmes de primes ou de gratifications.

- Limitations que le Conseil d'administration apporte aux pouvoirs du Directeur Général

L'assemblée générale ordinaire annuelle et extraordinaire du 29 mai 2002 a mis les statuts de la société en conformité avec les dispositions de la loi n°2001-420 du 15 mai 2001 sur les Nouvelles Régulations Economiques.

Le conseil d'administration du 4 juillet 2002 a opté pour la continuité du mode moniste de direction générale et a confirmé Patrick Combes, Président du Conseil d'administration, dans ses fonctions de Directeur Général.

Le Président Directeur Général assume sous sa responsabilité la direction générale de la société et la représente dans ses rapports avec les tiers avec les pouvoirs les plus étendus sous réserve, toutefois, de ceux expressément attribués par la loi aux assemblées générales et au conseil d'administration. Il ne peut toutefois consentir aucun aval, caution ou garantie en faveur de tiers sans l'autorisation expresse du conseil d'administration.

Le Président du Conseil d'administration

 








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