Dématérialisation et automatisation des factures fournisseurs : un levier de productivité pour Volvo Construction Equipment.

Al'aide des expertises de Flucticiel et de la solution Basware, Volvo CE optimise toutes les facettes du traitement et de la facturation de ses achats hors groupe, soit plus de 800 factures mensuelles avec un fichier de plus de 1000 fournisseurs, désormais dématérialisées et gérées automatiquement. Cette automatisation du cycle des factures fournisseurs a permis à l'importateur et distributeur d'équipements de travaux publics en France de gagner en productivité, en traçabilité et en sécurité sur la totalité de ses process administratifs et comptables.


Paris, le 25 juin 2009 - Dans le cadre d'un vaste projet d'uniformisation de ses process administratifs, Volvo CE souhaitait en 2007 repenser en profondeur toutes les facettes de la gestion de ses achats fournisseurs hors groupe, de la passation des commandes aux traitements des factures en passant par le respect des engagements contractuels. Afin de mener ce projet stratégique, Volvo CE a renouvelé sa confiance à FLUTICIEL, spécialiste de l'automatisation et l'optimisation des processus administratifs & financiers, pour déployer la solution logicielle de gestion achats BasWare et surtout mettre en place les " meilleures pratiques " des achats fournisseurs. Patrick BARIS, Directeur Business Control, Process et Internal Audit de Volvo CE, nous confie " Ce projet de rationalisation et de centralisation de la fonction achats fournisseurs, s'appuyant sur la solution Basware et la méthodologie de FLUCTICIEL, a totalement révolutionné notre manière de percevoir et de suivre nos achats fournisseurs. En l'espace d'un an, nous sommes passés d'une part, d'une gestion manuelle des factures à une gestion totalement automatisée de factures dématérialisées et d'autre part, d'un manque évident de visibilité sur les volumes, les engagements, les conditions négociées à un reporting mensuel précis de nos dépenses et de nos engagements vis-à-vis des fournisseurs. Dans les prochains mois, ce projet devrait nous permettre d'autres leviers de productivité comme des économies potentielles sur notre volume achats et des négociations plus pertinentes avec nos fournisseurs. "

Rouler sereinement vers l'optimisation de ses achats et factures fournisseurs : l'enjeu de Volvo CE

Face à une gestion des achats fournisseurs totalement décentralisée, où de nombreux collaborateurs intervenaient, et à un traitement manuel des factures " à l'aveugle ", Volvo CE désirait uniformiser et contrôler ses process administratifs et comptables afin de gagner en visibilité et en productivité. En effet, Volvo CE se trouvait à gérer chaque mois plus de 800 commandes auprès de 1000 fournisseurs, essentiellement des PME/PMI, uniquement à l'aide des outils Microsoft, Word et Excel, ce qui entraînait des tâches fastidieuses de rapprochement entre les commandes émises et les factures reçus, sans réelle prise en compte des engagements contractuels. L'unicité du formalisme des commandes, les conditions générales d'achats uniques, la mise en place de la LME, le contrôle des engagements et la gestion du cash-flow faisaient aussi partie des enjeux. A ce titre, Volvo souhaitait se doter d'une solution logicielle qui puisse couvrir l'intégralité du processus achat, de l'expression du besoin ou demande d'achat à l'intégration de la facture correspondante dans son système d'information, l'ERP SAP. Après une réflexion sur l'opportunité de concevoir une application spécifique, Volvo CE a fait appel à la société FLUCTICIEL, partenaire ayant déjà mené avec succès un projet de gestion des notes de frais, qui lui a préconisé la solution logicielle BasWare pour rationaliser ses process et dématérialiser ses factures fournisseurs. Patrick BARIS, Directeur Business Control, Process et Internal Audit de Volvo CE, nous déclare : " Force de proposition, FLUCTICIEL nous a séduit, une nouvelle fois, par la rapidité et la pertinence de sa réponse à nos besoins. Connaissant parfaitement notre métier et nos process administratifs, FLUCTICIEL nous est apparu naturellement le partenaire le plus adapté pour mener ensemble ce projet stratégique. "

La signature de l'accord entre VOLVO CE et FLUCTICIEL a eu lieu en juin 2007. Le projet s'est déroulé en trois temps forts : analyse et formalisation du process d'achat et de facturation au dernier trimestre 2007, mise en place de la dématérialisation des factures fournisseurs au premier trimestre 2008 et structuration du processus achat au dernier trimestre 2008. Aujourd'hui, VOLVO CE bénéficie d'un véritable workflow dédié aux achats, où 35 utilisateurs, acheteurs, contrôleurs de gestion et approbateurs interviennent quotidiennement en fonction d'un cycle de validation bien définie.

Patrick BARIS, ajoute : " Tout au long du projet, nous avons prêté une attention particulière, sous l'impulsion de FLUCTICIEL, à impliquer tous les profils des futurs utilisateurs, des acheteurs aux responsables comptables, et à les former. En effet, la réussite de ce projet reposait sur l'adhésion de nos collaborateurs à la solution BasWare, impliquant de nombreux changements dans la gestion des achats fournisseurs. "

Bénéficier de multiples leviers de productivité : les premiers " plus " de Volvo CE

Les bénéfices de la solution Basware et des meilleures pratiques initiées par FLUCTICIEL sont nombreux pour Volvo CE. L'uniformisation des processus achats, et surtout la méthodologie appliquée, garantissent à la filiale France, de pouvoir respecter scrupuleusement ses engagements juridiques et légaux vis-à-vis de ses fournisseurs. En un clic, le comptable peut, à partir d'une facture, accéder au bon de commande et surtout au contrat négocié avec le fournisseur concerné. Autre bénéfice et non des moindres, la dématérialisation des demandes d'achats et des factures a permis de supprimer totalement des tâches administratives à faible valeur ajoutée et gourmandes en temps. Les traitements des factures totalement automatisés permettent désormais aux comptables et contrôleurs de se concentrer sur l'analyse. A ce titre, ils bénéficient d'un reporting mensuel où sont centralisés les engagements financiers liés aux achats fournisseurs, ce qui leur permet de mieux appréhender les résultats mensuels de l'activité de Volvo CE. D'autres bénéfices sont attendus dans les prochains mois par Volvo CE : une plus forte productivité des acheteurs, une meilleure approche de la gestion des fournisseurs et surtout des négociations et des économies potentielles sur les achats réalisés.

Patrick BARIS, conclut : " Cette nouvelle étape dans la collaboration avec FLUCTICIEL, partenaire depuis 8 ans de notre société, nous a permis de véritablement nous approprier la gestion de nos achats hors groupe en vue de maîtriser nos dépenses voire de les diminuer dans les prochains mois. Une nouvelle fois, FLUCTICIEL, par son expertise de la fonction achats et son large vivier de compétences technologiques, nous a donné toute satisfaction. "

A propos de Volvo Construction Equipment

Volvo CE, filiale du constructeur de renom Volvo, se positionne parmi les leader mondiaux pour le matériel et les équipements destinés aux Travaux Publics (pelles, chargeuses, niveleuses, compacteurs, tomberaux articulées, finisseurs). Outre de s'appuyer sur un réseau de concessionnaires spécialisés qui se chargent de commercialiser ses équipements à un large public de professionnels, Volvo CE distribue aussi en direct son offre auprès des grands loueurs nationaux et des grands comptes. En France, Volvo CE, acteur majeur dans son domaine, représente un effectif de 140 collaborateurs et un chiffre d'affaires en 2008 de 350 millions d'euros, soit plus de 3 000 équipements commercialisés. Ayant comme credo " Valeur et Service ", la filiale française dispose à Trappes d'un atelier de réparation & maintenance de ses équipements et d'un stock conséquent de pièces détachées.

A propos de FLUCTICIEL

Intégrateur de solutions logicielles à forte valeur ajoutée, FLUCTICIEL se positionne comme le spécialiste incontesté de l'automatisation et l'optimisation des process administratifs et financiers des entreprises, de la PME au Grand Compte. Ses domaines de prédilection portent sur la gestion des frais professionnels, des achats, des processus comptables en particulier la dématérialisation des factures, des congés et des ressources humaines stratégiques. Dans un environnement économique de plus en plus fluctuant et réglementé, FLUCTICIEL se positionne comme le partenaire stratégique des entreprises qui veulent améliorer leur performance en trouvant des gisements de productivité dans leurs tâches administratives & financières quotidiennes. Fort de plus de 100 projets menés avec succès, FLUCTICIEL s'illustre par l'étendue de son environnement de prestations et l'éventail de ses expertises. Depuis sa création en 2002, FLUTICIEL connaît une croissance à deux chiffres. Parmi les références de FLUCTICIEL figurent des noms prestigieux comme Bergerat Monnoyeur, Bic, Geodis, MBDA, Lavazza, La Voix du Nord, Le Figaro, VediorBis, Volvo CE, Zodiac...

De plus amples informations sur FLUCTICIEL sont disponibles sur : www.flucticiel.com

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